PHÒNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG – TRUYỀN THÔNG

VÀ CÔNG TÁC SINH VIÊN

I. Chức năng

Phòng Quản lý chất lượng – Truyền thông và Công tác sinh viên là đơn vị thuộc Trường, có chức năng tham mưu về công tác khảo thí và đảm bảo chất lượng giáo dục; tham mưu về công tác truyền thông quảng bá tuyển sinh, quảng bá thương hiệu nhà trường; tham mưu công tác quản lý, giáo dục sinh viên; tổ chức các hoạt động phong trào, hoạt động rèn luyện cho sinh viên.

II. Nhiệm vụ

1. Nhiệm vụ chung

a) Đề xuất thay đổi về tổ chức, nhân sự và trực tiếp quản lý viên chức, người lao động và tài sản thuộc Phòng Quản lý chất lượng – Truyền thông và Công tác sinh viên theo quy định của Trường và quy định của pháp luật;

b) Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất cho hiệu trưởng và các cơ quan có thẩm quyền những nội dung thuộc nhiệm vụ của Phòng Quản lý chất lượng – Truyền thông và Công tác sinh viên.

2. Công tác khảo thí

a) Tham mưu cho hiệu trưởng ban hành các văn bản về quản lý và tổ chức thực hiện công tác khảo thí theo đúng quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo, phù hợp với đặc thù của Trường, nhằm đảm bảo và nâng cao chất lượng đào tạo;

b) Tham mưu cho hiệu trưởng các chính sách nâng cao chất lượng đánh giá người học;

c) Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các kỳ thi trong và ngoài Trường đối với các trình độ và loại hình đào tạo của Trường;

d) Tổ chức quản lý lưu trữ, bảo mật đề thi, bài thi, kết quả thi của người học;

đ) Tiếp nhận và xử lý các khiếu nại về kết quả thi; thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác thi, kết quả các kỳ thi, thống kê đánh giá điểm thi.

3. Công tác bảo đảm chất lượng

a) Xây dựng và triển khai kế hoạch bảo đảm chất lượng của Trường theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Xây dựng kế hoạch chiến lược về bảo đảm chất lượng đào tạo; nghiên cứu ứng dụng các mô hình đảm bảo chất lượng trong nước và quốc tế vào thực tiễn của Trường, tham mưu ban hành các văn bản quy định và hướng dẫn về bảo đảm chất lượng, kiểm định chất lượng giáo dục;

b) Tham mưu công tác tự đánh giá, cải tiến nâng cao chất lượng đào tạo và định kỳ đăng ký kiểm định chất lượng chương trình đào tạo, kiểm định chất lượng Trường theo quy định.

c) Phối hợp với các đơn vị liên quan nghiên cứu xây dựng bộ phiếu khảo sát, các biểu mẫu thống kê nhằm nâng cao chất lượng các hoạt động của Trường và phục vụ cho công tác tự đánh giá;

d) Lập kế hoạch và tổ chức xây dựng, chỉnh sửa, bổ sung chuẩn đầu ra của các ngành đào tạo trong và ngoài Trường.

4. Công tác truyền thông

a) Xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ và truyền thông đối ngoại;

b) Chủ trì xây dựng, quản trị, cập nhật thông tin trên website của Trường; chịu trách nhiệm trong việc khai thác, đăng tải các thông tin trên website và các trang mạng xã hội của Trường;

c) Tổ chức và quản lý mạng lưới cộng tác viên để thu thập tin tức, đưa tin về các hoạt động của Nhà trường trên các phương tiện thông tin đại chúng (báo, đài truyền hình) và các trang mạng xã hội;

d) Chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức thông tin tuyên truyền; Quản lý hệ thống cơ sở vật chất phục vụ công tác thông tin tuyên truyền;

đ) Tổ chức thực hiện và phát hành các ấn phẩm truyền thông của trường (ấn phẩm, video, quảng cáo, …); chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng về nội dung, hình thức truyền thông.

5. Công tác tư vấn tuyển sinh

a) Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch tư vấn, quảng bá tuyển sinh của Trường;

b) Phối hợp với Phòng Quản lý Đào tạo và các đơn vị liên quan tổ chức tư vấn tuyển sinh hàng năm;

c) Triển khai hoạt động tư vấn, quảng bá tiếp thị năng lực đào tạo, chương trình đào tạo của Nhà trường; tư vấn, hướng nghiệp cho người học, phụ huynh, các doanh nghiệp, các tổ chức có nhu cầu đào tạo; bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực;

d) Triển khai các hoạt động tư vấn, hỗ trợ các vấn đề về học vụ của người học đối với tất cả các trình độ và loại hình đào tạo của Trường.

6. Công tác tổ chức sự kiện, quảng bá thương hiệu

a) Chủ trì tổ chức các sự kiện cấp trường;

b) Phối hợp tổ chức báo cáo thời sự, phổ biến chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước cho sinh viên; tổ chức các hoạt động giáo dục chính trị tư tưởng cho sinh viên; tổ chức các hoạt động tư vấn về chính sách, pháp luật của Nhà nước liên quan đến ngành, nghề được đào tạo cho người học;

c) Tổ chức và quản lý các nhóm cộng tác viên hỗ trợ cho công tác tổ chức các sự kiện trong Trường.

d) Là đầu mối xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch quảng bá thương hiệu Trường; thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với thương hiệu của Trường; phối hợp với các đơn vị trong Trường thực hiện các sản phẩm để quảng bá thương hiệu của Trường;

đ) Khai thác mối quan hệ với các cơ quan thông tin đại chúng để đưa tin, quảng bá hình ảnh thương hiệu của Trường.

7. Công tác quản lý sinh viên

a) Tổ chức tiếp nhận SV trúng tuyển vào Trường, phối hợp với Phòng Quản lý Đào tạo bố trí sắp xếp SV vào các lớp học theo đúng ngành nghề được tuyển chọn; quản lý người học: cấp phát thẻ SV, bảng tên SV; thống kê, tổng hợp dữ liệu;

b) Thực hiện những nhiệm vụ quản lý hồ sơ sinh viên (bao gồm: Hồ sơ SV, hồ sơ về chế độ chính sách; hồ sơ rèn luyện; thi đua khen thưởng, kỷ luật; học bổng; ...); phụ trách phân hệ quản lý sinh viên trên phần mềm quản lý đào tạo;

c) Phối hợp với các đơn vị trong trường, các cơ quan chức năng và chính quyền địa phương theo dõi SV ngoại trú, kiểm tra SV thực hiện quy chế SV ngoại trú;

d) Phối hợp với các đơn vị có liên quan giải quyết các thủ tục hành chính cho SV chuyển trường, chuyển ngành học, chuyển về địa phương và SV tốt nghiệp ra trường.

8. Công tác tổ chức các hoạt động phong trào, hoạt động rèn luyện cho sinh viên

a) Phối hợp với Phòng Quản lý Đào tạo và các đơn vị liên quan tổ chức cho SV tham gia thi SV giỏi, Olympic các môn học, thi NCKH; phối hợp với Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Hội sinh viên và các đơn vị liên quan tổ chức cho SV tham gia các hoạt động xã hội và các hoạt động phong trào thi đua học tập, rèn luyện, phòng chống tội phạm và các tệ nạn xã hội;

b) Tổ chức các hoạt động cấp trường về văn hóa, văn nghệ, thể dục, thể thao, ngoại khóa và các hoạt động tư vấn, hỗ trợ cho SV;

c) Định kỳ tổ chức các cuộc tiếp xúc, đối thoại giữa lãnh đạo trường đối với SV, làm đầu mối giải quyết và trả lời các khiếu nại của SV;

d) Tổ chức thực hiện công tác đánh giá, phân loại về phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống của SV theo học kỳ và đánh giá, xếp loại thể lực của SV hàng năm;

đ) Theo dõi công tác phát triển đảng trong SV; công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật SV; làm nhiệm vụ thường trực và thư ký hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật SV;

9. Công tác dịch vụ, hỗ trợ, phục vụ

a) Tổ chức xét cấp các loại học bổng (bao gồm cả học bổng từ các nguồn tài trợ của các tổ chức và cá nhân ngoài Trường); xét trợ cấp xã hội và miễn giảm học phí cho SV; theo dõi và hướng dẫn SV vay tín dụng học tập theo quy định;

b) Thiết lập hệ thống thông tin về việc làm, giới thiệu việc làm cho người học;

c) Phối hợp với các đơn vị chức năng trong và ngoài Trường tổ chức khảo sát tình trạng việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp; theo dõi, đánh giá thông tin phản hồi từ các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động về khả năng đáp ứng yêu cầu của sinh viên sau tốt nghiệp để làm căn cứ đánh giá, điều chỉnh chương trình đào tạo của Trường ngày càng sát với thực tiễn và với nhu cầu xã hội;

d) Phối hợp với các đơn vị có liên quan huy động sự đóng góp, tài trợ của các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân gây quỹ hỗ trợ sinh viên nhằm hỗ trợ học bổng, trợ cấp khó khăn cho người học và trong các hoạt động thực hành, thực tế, hướng nghiệp, tư vấn việc làm và các hoạt động khác đối với người học;

đ) Chủ trì, phối hợp với các đoàn thể chính trị - xã hội trong việc hỗ trợ người học;

e) Phối hợp với các đơn vị liên quan trong việc tiếp nhận và quản lý lưu học sinh nước ngoài đến công tác, học tập tại Trường; tổ chức các hoạt động giao lưu văn hóa, học thuật giữa sinh viên Trường Đại học Phú Yên với sinh viên các trường đại học, cao đẳng trong nước và nước ngoài theo đúng quy định của pháp luật;

g) Tổ chức và cung cấp các dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu nâng cao đời sống, sinh hoạt, học tập, nghiên cứu khoa học của người học; tư vấn các vấn đề tâm lý – xã hội cho người học theo quy định./.